FAITES UNE CHOSE, BIEN
Préremplissez un formulaire depuis le CRM
Guide narré
Narration et sous-titres en français. Guide en diapositives illustrées.
Musique : A Kind Of Hope — Scott Buckley · CC BY 4.0. Adaptée en durée, fondus et volume.
Lire la transcription
Le préremplissage place des informations existantes et autorisées dans un formulaire avant que la personne commence. Un renouvellement de bénévolat pourrait par exemple contenir le nom et l’adresse e-mail. La personne vérifie ces données au lieu de tout saisir à nouveau.
Confirmez d’abord que le connecteur et le parcours prennent en charge le préremplissage souhaité. Une connexion CRM ou une recherche de fiches ne fournit pas, à elle seule, un formulaire sécurisé au destinataire. Cette leçon explique les décisions nécessaires avant d’utiliser ce parcours.
Définissez comment le parcours identifiera la fiche et confirmez que la personne est autorisée à la consulter. Ne vous fiez pas uniquement à son nom. Prévoyez le cas d’une fiche introuvable ou de plusieurs correspondances possibles.
Définissez une liste limitée de champs autorisés. Les noms et coordonnées approuvés peuvent convenir à un renouvellement. Les notes privées, les évaluations internes et les informations étrangères à la démarche n’ont pas leur place dans le formulaire. Chaque valeur visible doit avoir une utilité claire.
Utilisez le mécanisme d’accès approuvé pour votre installation. Les identifiants CRM doivent rester sur le serveur. Évitez de placer des informations sensibles directement dans un lien. Si les liens sécurisés sont pris en charge, confirmez leur expiration, les règles d’accès et ce qui se passe lorsqu’un lien est transféré.
Définissez les valeurs que la personne peut modifier et celles qui doivent rester fixes. Expliquez ce qui sera enregistré lors de l’envoi. Tenez compte des informations périmées et des champs vides. Les valeurs préremplies doivent aussi être vérifiées et validées.
Charger des informations dans un formulaire ne met pas automatiquement à jour le CRM. Pour renvoyer les modifications, il faut une association approuvée et une action sur la fiche. Dans un environnement de test, vérifiez les valeurs affichées, envoyez une modification volontaire et contrôlez la bonne fiche si cette mise à jour est prise en charge.
Indiquez qui peut ouvrir le formulaire, quels champs peuvent apparaître et ce qui doit se passer après l’envoi. Comparez ces exigences aux fonctions disponibles dans votre compte. Utilisez le guide écrit comme liste de préparation.
Écouter ce guide
Télécharger l’audioDéfinissez les données à afficher et distinguez le chargement du formulaire de la mise à jour du CRM.
Réduisez les saisies répétées
Le préremplissage place des informations existantes et autorisées dans un formulaire avant que la personne commence. Un renouvellement de bénévolat pourrait par exemple contenir le nom et l’adresse e-mail. La personne vérifie ces données au lieu de tout saisir à nouveau.
- Identifiez la bonne personne
- Chargez seulement les champs autorisés
- Permettez la vérification des valeurs
Confirmez la fonction disponible
Confirmez d’abord que le connecteur et le parcours prennent en charge le préremplissage souhaité. Une connexion CRM ou une recherche de fiches ne fournit pas, à elle seule, un formulaire sécurisé au destinataire. Cette leçon explique les décisions nécessaires avant d’utiliser ce parcours.
- Vérifiez le connecteur choisi
- Vérifiez la remise du formulaire
- Utilisez un parcours disponible et vérifié
Identifiez la bonne fiche
Définissez comment le parcours identifiera la fiche et confirmez que la personne est autorisée à la consulter. Ne vous fiez pas uniquement à son nom. Prévoyez le cas d’une fiche introuvable ou de plusieurs correspondances possibles.
- Utilisez un identifiant approuvé
- Confirmez qui peut consulter la fiche
- Prévoyez les correspondances incertaines
Limitez les champs autorisés
Définissez une liste limitée de champs autorisés. Les noms et coordonnées approuvés peuvent convenir à un renouvellement. Les notes privées, les évaluations internes et les informations étrangères à la démarche n’ont pas leur place dans le formulaire. Chaque valeur visible doit avoir une utilité claire.
- Incluez prénom et nom
- Incluez les coordonnées autorisées
- Excluez notes et évaluations internes
Limitez l’accès
Utilisez le mécanisme d’accès approuvé pour votre installation. Les identifiants CRM doivent rester sur le serveur. Évitez de placer des informations sensibles directement dans un lien. Si les liens sécurisés sont pris en charge, confirmez leur expiration, les règles d’accès et ce qui se passe lorsqu’un lien est transféré.
- Identifiants CRM uniquement sur le serveur
- Aucune donnée sensible dans l’URL
- Vérifiez accès et expiration
Définissez les valeurs modifiables
Définissez les valeurs que la personne peut modifier et celles qui doivent rester fixes. Expliquez ce qui sera enregistré lors de l’envoi. Tenez compte des informations périmées et des champs vides. Les valeurs préremplies doivent aussi être vérifiées et validées.
- Distinguez champs modifiables et fixes
- Expliquez les informations enregistrées
- Vérifiez les valeurs anciennes ou vides
Définissez séparément la mise à jour
Charger des informations dans un formulaire ne met pas automatiquement à jour le CRM. Pour renvoyer les modifications, il faut une association approuvée et une action sur la fiche. Dans un environnement de test, vérifiez les valeurs affichées, envoyez une modification volontaire et contrôlez la bonne fiche si cette mise à jour est prise en charge.
- Préparez une autre association
- Choisissez l’action sur la fiche
- Vérifiez la destination après le test
Votre prochaine étape
Indiquez qui peut ouvrir le formulaire, quels champs peuvent apparaître et ce qui doit se passer après l’envoi. Comparez ces exigences aux fonctions disponibles dans votre compte. Utilisez le guide écrit comme liste de préparation.
- Qui peut ouvrir le formulaire ?
- Quels champs peuvent apparaître ?
- Que se passe-t-il après l’envoi ?